Las llamadas a nuestra centralita pidiendo un espacio para almacenar archivos aumentan cada día. Por suerte o por desgracia las empresas debemos almacenar una cantidad de documentos administrativos considerable, que va aumentando cada año y haciendo que nuestra oficina se quede pequeña por momentos… si eres de los que se pone nervios@ sólo con ver carpetas del 2010 en la ofi, éste post te interesará.
En Bilbox proporcionamos un servicio integral de gestión de archivos, desde el almacenaje a la destrucción, siempre cumpliendo la ley LOPD de archivos. Ya sois muchos los que confiáis en nosotros para guardar documentos, y en agradecimiento hemos decidido crear este artículo con 10 consejos de cómo optimizar el espacio y el orden de vuestro almacén de archivos:
1. Sólo documentos – almacena solo los documentos necesarios, sin subcarpetas, ni archivadores, ni documentos de los que puedes prescindir.
2. Elimina documentos duplicados – antes de guardar tus archivos en tu box, asegúrate de que no tengas información duplicada.
3. “Almacenaje Inteligente” – si utilizas cajas-archivo con separadores, puedes prescindir de los archivadores, con el ahorro que ello supone, tanto económico como a nivel de espacio: ahorra un 25% de espacio por caja, lo que supone que en un espacio donde caben 3 archivos tendrás sitio para 4.
4. Almacenaje sostenible – usa cajas-archivo de carton reciclado; hoy en día es posible utilizar cajas fabricadas con cartón reciclado en un 80%, sin dañar la imagen ni la fiabilidad de las mismas.
5. Fuera plásticos – evita usar plastico para archivar tus documentos, ya que el reciclaje de este material es más costoso y significa separarlo del resto de elementos a la hora de destruir los archivos.
6. Tarifas Inteligentes – el precio del transporte, almacenaje y destrucción de archivos disminuye por volumen, cuanto más volumen, mejor, así que espera a tener un número significativo para ordenar el servicio.
7. Reducción de costes – cuando necesites consultar algún documento, utiliza ne¡uestro servicio de escaneo urgente, de forma que aparte de tus horas de trabajo se reduce también la contaminación por ahorrar en transporte e impresión.
8. Eficiancia Económica– el servicio de escaneado no es eficiente si se trata de una cantidad grande de documentos. En este caso, es más viable transportar la caja entera.
9. Destrucción certificada – no los quemes ni los destruyas sin obtener su certificado.
10. Control de fechas- Asegúrate de que los archivos son destruidos cuando llegue su fecha, en Bilbox te lo ponemos fácil, ya que dividimos los años por secciones y los eliminamos según los años que nos indiques, siempre bajo tu conformidad. De esta manera irás reduciendo espacio y costes de almacenaje.
Siguiendo estos consejos seguro que tu empresa ahorra dinero y espacio, ambos bienes preciados en cualquier negocio, además de llevar una política de medio ambiente sostenible y cumplir con la legalidad… qué más se puede pedir??
Un abrazo!!
“Equipo Bilbox Selfstorage”- http://www.bilboxselfstorage.com
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